Nutzungsbedingungen für die Software „kolum“

1. Vertragsgegenstand

• 1.1. Gegenstand der Vereinbarung sind die Überlassung der Software und ggf. weitere Leistungen, die der Lizenznehmer optional in Anspruch nehmen kann. Der Lizenzgeber stellt die Software nach Maßgabe der Regelung unter 9. während der Vertragslaufzeit als Cloud-Lösung zur Verfügung.
• 1.2. Der Nutzungsumfang ist im Auftragsformular geregelt.
• 1.3. Die Funktionalität der Software und die Systemanforderungen ergeben sich aus Anlage 1.
• 1.4. Der Lizenzgeber ist berechtigt, für die Erbringung sämtlicher Leistungen Subunternehmer einzusetzen. Etwaige abweichende datenschutzrechtliche Regelungen zwischen den Parteien bleiben unberührt.

2. Pflichten der Parteien

• 2.1. Der Lizenznehmer stellt dem Lizenzgeber die für die Erbringung der Leistungen erforderlichen Informationen, Daten, Inhalte und Unterlagen zur Verfügung und wird alle erforderlichen Mitwirkungshandlungen vornehmen. Der Lizenznehmer trägt alle damit verbundenen Aufwendungen selbst.
• 2.2. Der Lizenznehmer ist allein verantwortlich für seine IT-Infrastruktur, insbesondere Installation und Betrieb, die zur Nutzung erforderliche Internetverbindung sowie die Beschaffung, Installation und den Betrieb eines in Anlage 1 genannten Internetbrowsers.
• 2.3. Kommt der Lizenznehmer erforderlichen Mitwirkungspflichten nicht oder nicht ordnungsgemäß nach, entfällt die Verpflichtung des Lizenzgebers zur Leistungserbringung entsprechend. Der Lizenzgeber kann Mehraufwand zum im Auftragsformular vereinbarten Stundensatz verlangen.
• 2.4. Gestattet der Lizenznehmer Mitarbeitern die Nutzung, steht er für deren Handlungen wie für eigene ein und stellt sicher, dass die Regelungen dieser Vereinbarung bekannt sind und eingehalten werden.
• 2.5. Der Lizenznehmer ist allein verantwortlich für die Nutzung der mit der Software verarbeiteten Daten. Der Lizenzgeber prüft die Daten nicht auf inhaltliche oder rechnerische Richtigkeit, Plausibilität oder Geeignetheit; der Lizenznehmer muss sie prüfen, bevor er sie gegenüber Dritten verwendet.
• 2.6. Der Lizenznehmer ist für Backups seiner Daten verantwortlich. Die Software dient nicht als Backup-Lösung.

3. Zugangsdaten und Lieferung

Der Lizenzgeber stellt dem Lizenznehmer die erforderlichen Zugangsdaten zur Verfügung. Die Lieferung der Software gilt damit als erfolgt.

4. Einräumung von Nutzungsrechten, Nutzungsumfang

• 4.1. Mit Zahlung der vereinbarten Vergütung erhält der Lizenznehmer ein weltweites, nicht exklusives, nicht übertragbares und auf die Vertragslaufzeit beschränktes Recht, die Software für eigene Zwecke – durch eigene Mitarbeiter – zur Verwaltung eigener Daten oder solcher von Mandanten oder Vertragspartnern zu nutzen. Die Nutzung ist auf die cloudbasierte Nutzung beschränkt.
• 4.2. Das Nutzungsrecht erstreckt sich auf den Lizenznehmer und verbundene Unternehmen im Sinne des § 15 AktG, allerdings begrenzt auf die im Auftragsformular angegebene Anzahl von EORI-Nummern. Fehlt eine Angabe, ist die Nutzung nur für ein Gruppenunternehmen mit einer EORI-Nummer gestattet.
• 4.3. Bei Überschreitung des vereinbarten Lizenzumfangs kann der Lizenzgeber eine anteilige Zusatzvergütung verlangen (Beispiel: vereinbart für 10 EORI-Nummern, tatsächlich genutzt für 12 → +20 %).
• 4.4. Der Lizenznehmer darf beliebig vielen Mitarbeitern personalisierte Nutzeraccounts einrichten lassen und muss diese zu sicheren Passwörtern und sorgfältigem Schutz der Zugangsdaten verpflichten.
• 4.5. Die ausschließlichen Rechte an Software, Technologien und Dokumentationen verbleiben beim Lizenzgeber; alle nicht ausdrücklich eingeräumten Rechte sind vorbehalten.
• 4.6. Der Lizenznehmer darf die Software nicht zweckwidrig nutzen. Insbesondere untersagt sind (i) andere als die vereinbarte Verarbeitung, (ii) Vertrieb/Verkauf/Vermietung/Unterlizenzierung ohne Zustimmung, (iii) Offenlegung gegenüber Dritten, (iv) Modifikation, (v) Reverse Engineering, Dekompilierung, Übersetzung oder Disassemblierung (vorbehaltlich 4.7), (vi) Anfertigen von Kopien, (vii) Nutzung zur Entwicklung konkurrierender Produkte, (viii) Umgehen von Lizenzmanagement- oder Sicherheitsmechanismen, (ix) Erbringen von Datenverarbeitungsdiensten für Dritte, (x) Entfernen oder Verändern von Kennzeichen.
• 4.7. §§ 69d Abs. 2, 3 und 69e UrhG bleiben unberührt, jedoch mit der Maßgabe, dass (i) eine Dekompilierung nach § 69e UrhG erst nach fruchtloser schriftlicher Aufforderung mit Zwei-Wochen-Frist erfolgt und (ii) die Parteien eine angemessene Geheimhaltungsvereinbarung schließen.

5. Support

Der Lizenzgeber erbringt telefonische Supportleistungen Montag bis Freitag, 9:00–17:00 Uhr („Servicezeit“), außer an gesetzlichen Feiertagen in Berlin. Support für eine Stunde pro Monat ist mit der Vergütung abgegolten; weitergehende Leistungen werden nach dem im Auftragsformular genannten Stundensatz vergütet.

6. Hosting und Wartung, Service Level

• 6.1. Die Software steht im Kalenderjahr durchschnittlich zu 99,0 % zur Verfügung („Verfügbarkeitszeit“). Berechnung: (Gesamtzeit − Ausfallzeit) × 100 / Gesamtzeit; Gesamtzeit = 365 × 24 Stunden.
• 6.2. Nicht zur Ausfallzeit zählen Zeiten aufgrund: (6.2.1) angekündigter Wartungsarbeiten nach 6.4; (6.2.2) nicht vorhersehbarer, dringender Wartungsarbeiten (z. B. Sicherheitslücken); (6.2.3) höherer Gewalt oder ähnlicher Ereignisse (Streiks, Aussperrungen, Wetter, Stromausfälle, Feuer, Epidemien/Pandemien, Rechtsänderungen, behördliche Verfügungen); (6.2.4) Dritter, die nicht Subunternehmer sind; (6.2.5) des Lizenznehmers, seiner Soft-/Hardware oder Internetanbindung; (6.2.6) verspäteter Störungsmeldungen.
• 6.3. Die Darlegungs- und Beweislast für ein Unterschreiten der Verfügbarkeitszeit trägt der Lizenznehmer.
• 6.4. Der Lizenzgeber darf regelmäßige Wartungsarbeiten durchführen und informiert grundsätzlich mindestens eine Woche vorher; in dringenden Fällen kann die Frist verkürzt oder auf die Vorankündigung verzichtet werden.
• 6.5. Der Lizenzgeber ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, Updates einzuspielen und das Leistungsspektrum dem technischen Fortschritt anzupassen, sofern die Funktionalitäten nicht wesentlich beeinträchtigt werden.

7. Störungen

• 7.1. Der Lizenzgeber ist zur Störungsbeseitigung nach den folgenden Regelungen verpflichtet.
• 7.2. Störungen sind unverzüglich über das Ticketsystem oder per E-Mail an info@kolum.earth zu melden mit: (7.2.1) Beschreibung, Datum, Uhrzeit; (7.2.2) betroffener Funktionalität; (7.2.3) vorläufiger Priorität nach 7.3; (7.2.4) bereits ergriffenen Maßnahmen.
• 7.3. Reaktionszeiten: Stufe 1 – Kritisch (6 Stunden) – Nutzung nicht oder nur stark eingeschränkt möglich; Stufe 2 – Hoch (12 Stunden) – erhebliche Einschränkung; Stufe 3 – Mittel (24 Stunden) – grundlegende Funktionen erheblich beeinträchtigt; Stufe 4 – Gering (48 Stunden) – keine Einschränkung, aber kleinere Fehler.
• 7.4. Bei Meinungsverschiedenheit über die Priorität entscheidet der Lizenzgeber nach billigem Ermessen (§ 315 BGB).
• 7.5. Bei angemessenem Workaround gilt die Störung als Stufe 4.
• 7.6. Innerhalb der Reaktionszeiten beginnt der Lizenzgeber mit der Beseitigung; Zeiten außerhalb der Servicezeit zählen nicht als Reaktionszeit.
• 7.7. Eine Beseitigung innerhalb der Reaktionszeiten ist nicht geschuldet; der Lizenzgeber wird sich um zeitnahe Beseitigung bemühen und den Lizenznehmer informieren.
• 7.8. Ist der Lizenzgeber für eine Störung nicht verantwortlich, trägt der Lizenznehmer die Bearbeitungskosten zum vereinbarten Stundensatz.
• 7.9. Für Drittsoftware bestehen keine Wartungspflichten.

8. Lizenznehmerinhalte

• 8.1. Der Lizenznehmer ist für die mit der Software verarbeiteten Inhalte („Lizenznehmerinhalte“) verantwortlich. (8.1.1) Er stellt sicher, dass keine gesetzlichen Bestimmungen oder Rechte Dritter verletzt werden (insbesondere geistiges Eigentum, Persönlichkeits-, Wettbewerbs- oder Datenschutzrecht). (8.1.2) Bei Verletzung kann der Lizenzgeber die Löschung verlangen und, falls erforderlich, ohne Vorankündigung löschen; der Lizenznehmer stellt den Lizenzgeber von Ansprüchen Dritter frei.
• 8.2. Bei Risiken durch schädliche Daten (insbesondere Viren) darf der Lizenzgeber die Daten löschen und informiert so früh wie möglich.

9. Vertragslaufzeit, Verlängerung und Vertragsende

• 9.1. Die Vereinbarung beginnt zum im Auftragsformular genannten Zeitpunkt und läuft drei Jahre („initiale Laufzeit“), soweit nicht abweichend geregelt. Bei kostenfreier Testphase umfasst diese den Zeitraum bis zum Ende der Berichtsperiode einschließlich Korrekturmonat.
• 9.2. Ohne Kündigung mit drei Monaten Frist zum Ende der initialen Laufzeit verlängert sich die Vereinbarung um jeweils ein weiteres Jahr („Verlängerungszeitraum“).
• 9.3. Ist die Nutzung nur für die Erstellung eines CBAM-Berichts vereinbart, verlängert sich die Laufzeit auf insgesamt drei Jahre ab Vertragsbeginn, sofern nicht mit 30 Tagen Frist zum Ende des jeweiligen CBAM-Berichtszeitraums gekündigt wird. Weitere Verlängerungen richten sich nach 9.2.
• 9.4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
• 9.5. § 543 Abs. 2 Nr. 1 BGB findet keine Anwendung.
• 9.6. Die Kündigung bedarf der Schriftform.
• 9.7. Nach Ablauf der Laufzeit hat der Lizenznehmer die Nutzung einzustellen; der Lizenzgeber ist berechtigt, Lizenznehmerinhalte zu löschen. Datenschutzregelungen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

10. Vergütung

• 10.1. Der Lizenznehmer zahlt die im Auftragsformular vereinbarte Vergütung.
• 10.2. Alle Preise sind Nettopreise zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.
• 10.3. Bei Zahlungsverzug ist der Lizenzgeber – neben den gesetzlichen Verzugsfolgen – nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Frist zur Softwaresperre berechtigt; nach zwei erfolglosen Mahnungen zur außerordentlichen Kündigung.
• 10.4. Der Lizenzgeber ist berechtigt, die Preise für jedes neue Vertragsjahr entsprechend der Steigerung des durchschnittlichen Bruttomonatsentgelts für IT-Dienstleistungen (Statistisches Bundesamt) anzupassen; Ankündigung mindestens einen Monat vor Ende eines Vertragsjahres in Textform.

11. Gewährleistung

• 11.1. Es gelten die folgenden Bestimmungen und im Übrigen die gesetzlichen Regelungen. Sollten mietvertragliche Bestimmungen anwendbar sein, gilt abweichend, dass der Lizenzgeber nicht verschuldensunabhängig für bereits bei Überlassung bestehende Schäden haftet (§ 536a Abs. 1 BGB) und das Recht des Lizenznehmers zur Selbstbeseitigung ausgeschlossen ist (§ 536a Abs. 2 BGB).
• 11.2. Die Gewährleistung entfällt bei Mängeln aufgrund von (11.2.1) unsachgemäßer Nutzung, (11.2.2) fehlender oder verspäteter Mitwirkung, (11.2.3) ungeeigneter Systemumgebung oder Hardware.
• 11.3. Dem Lizenzgeber steht ein zweimaliges Nachbesserungsrecht mit jeweils angemessener Frist (mind. vier Wochen) zu.
• 11.4. Der Lizenznehmer meldet Mängel unverzüglich in Textform reproduzierbar.
• 11.5. Für Drittsoftware ist der Lizenzgeber nicht verantwortlich; für Interoperabilität nur, soweit eine Schnittstelle vereinbart ist.

12. Haftung

• 12.1. Die Haftung des Lizenzgebers auf Schadens- und Aufwendungsersatz ist ausgeschlossen, sofern nachfolgend nichts anderes geregelt ist.
• 12.2. Der Ausschluss gilt nicht für Schäden aus schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten; die Haftung ist auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Für Sachschäden und daraus resultierende Vermögensschäden ist die Haftung auf 50.000,00 EUR je Schadensfall beschränkt.
• 12.3. Der Ausschluss gilt nicht für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit bei fahrlässiger Pflichtverletzung.
• 12.4. Der Ausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
• 12.5. Der Haftungsausschluss/-begrenzung gilt auch für Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen.
• 12.6. Beschaffenheitsgarantien bleiben von der Haftungsbeschränkung unberührt.
• 12.7. Die Haftung aus dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

13. Höhere Gewalt

Keine Partei haftet für Schäden durch höhere Gewalt (6.2.3). Die betroffene Partei ist für die Dauer der Verhinderung von ihrer Leistungspflicht befreit, zeigt Eintritt und Wegfall an und bemüht sich, die Auswirkungen möglichst gering zu halten.

14. Verjährung

Alle Ansprüche gegen den Lizenzgeber und/oder dessen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen (insbesondere Mängel-, Schadensersatz- und Aufwendungsersatzansprüche) verjähren in einem Jahr. Dies gilt nicht bei (i) Vorsatz, (ii) grober Fahrlässigkeit, (iii) Verletzung einer wesentlichen Pflicht i. S. v. 12.2, (iv) Personenschäden, (v) Produkthaftung, (vi) arglistigem Verschweigen. Das Recht auf Nachbesserung bleibt während der Vertragslaufzeit unberührt.

15. Geheimhaltung

• 15.1. Jede Partei wahrt Stillschweigen über vertrauliche Informationen und schützt sie angemessen. „Vertrauliche Informationen“ sind Informationen mit kommerziellem Wert, an deren Geheimhaltung ein berechtigtes Interesse besteht und die als vertraulich gekennzeichnet, innerhalb von zwei Wochen nach mündlicher Übermittlung in Textform bestätigt oder ihrer Natur nach vertraulich sind. Software und Quellcode sind vertrauliche Informationen des Lizenzgebers.
• 15.2. Weitergabe an Mitarbeiter und verbundene Unternehmen ist zulässig, sofern gleichwertige Geheimhaltungspflichten bestehen; für den Lizenzgeber gilt dies auch für Subunternehmer.
• 15.3. Nicht vertraulich sind Informationen, die (15.3.1) öffentlich bekannt sind, (15.3.2) deren Schutz schriftlich verzichtet wurde, (15.3.3) auf anderem Wege ohne Geheimhaltungspflicht erlangt wurden, (15.3.4) unabhängig entwickelt wurden, (15.3.5) durch Beobachten, Untersuchen oder Testen öffentlich verfügbarer Produkte erlangt wurden.
• 15.4. Bei drohender behördlicher/gerichtlicher Offenlegung wird die offenbarende Partei zuvor in Textform informiert, soweit zulässig.
• 15.5. Der Lizenzgeber darf den Lizenznehmer als Referenzkunden nennen und dessen Logo ausschließlich hierfür verwenden.
• 15.6. Weitergehende datenschutzrechtliche Verpflichtungen bleiben unberührt.
• 15.7. Die Geheimhaltung gilt für die Vertragslaufzeit und weitere drei Jahre.

16. Audits

Der Lizenzgeber ist berechtigt, den Nutzungsumfang durch Zugriff auf die Software zu prüfen.

17. Datenschutz

• 17.1. Die Parteien halten die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen ein.
• 17.2. Die Parteien haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen, der als Anlage 2 beigefügt ist.

18. Änderungen der Nutzungsbedingungen und von Funktionalitäten

• 18.1. Der Lizenzgeber darf diese Nutzungsbedingungen nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) ändern, soweit die Hauptleistungspflichten nicht betroffen sind und dies zumutbar ist. Änderungen werden in Textform mitgeteilt; ohne Widerspruch innerhalb von sechs Wochen werden die geänderten Bedingungen Vertragsbestandteil. Bei Widerspruch kann der Lizenzgeber innerhalb eines Monats mit Frist von drei Monaten zum Monatsende kündigen.
• 18.2. Der Lizenzgeber darf Funktionalitäten nach billigem Ermessen (§ 315 BGB) ändern, sofern sie nicht wesentlich eingeschränkt werden; 18.1 gilt entsprechend.

19. Schlussbestimmungen

• 19.1. Eine Übertragung der Vereinbarung oder Rechte daran an Dritte bedarf der schriftlichen Zustimmung des Lizenzgebers; Abtretung oder Verpfändung von Ansprüchen ist grundsätzlich untersagt.
• 19.2. Eine Aufrechnung ist nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen möglich; Gleiches gilt für Zurückbehaltungsrechte.
• 19.3. Vertragsänderungen bedürfen der Schriftform; dies gilt auch für die Änderung dieses Schriftformerfordernisses.
• 19.4. AGB des Lizenznehmers werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn nicht widersprochen wird.
• 19.5. Unwirksame Bestimmungen berühren die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht; sie werden durch angemessene und billige Regelungen ersetzt, die dem wirtschaftlichen Zweck möglichst nahekommen.
• 19.6. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
• 19.7. Ist der Lizenznehmer Kaufmann oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand Berlin.